N5 A2326

Ready by Five Early Childhood Millage Privacy Policy

Ready by Five Early Childhood Millage Privacy Notice

Updated November 1, 2022. Effective: January 1, 2023

This First Steps Kent Privacy Practice describes how personal information about you and your child may be used and disclosed by programs funded by the Ready by Five Early Childhood Millage. Please review it carefully.

Who will follow this notice:

Ready by Five Early Childhood Millage funding for programming is made possible because of the generosity of Kent County taxpayers and the voter-approved Ready by Five Early Childhood Millage. This millage provides dedicated and sustainable funding for programs that improve the health, school readiness, and well-being of children through the age of five in Kent County. First Steps Kent is the administrator of the Ready by Five Early Childhood Millage.

How the Ready by Five Service provider agency will disclose your personal information for the purposes of reporting:

As the program you are participating in is run by a service provider agency funded by the Ready by Five Early Childhood Millage, information collected about you and your child by your selected service provider agency is securely sent to the Kent County Health Department on a regular basis.

If once you or your child continue to receive services from your service provider agency after the Ready by Five Early Childhood Millage funding ends or your child enrolled is no longer eligible, the service provider may continue to keep your and your child’s information to offer continued programming and supports to you and your child. You and your child’s information will no longer be sent to the Kent County Health Department or any other agency except as you direct.

Information shared by your service provider with the Kent County Health Department as part of the Ready by Five program will be indefinitely retained by the Kent County Health Department after your family or child stops receiving services from the service provider agency. For additional information regarding protections applicable to personal health information, refer to Kent County’s HIPAA Privacy Notice available here.

Additional ways your and your child’s information will be shared:

As the Ready by Five Millage administrator, First Steps Kent will receive and store de-identified information for the duration of time the Ready by Five Early Childhood Millage funding continues.

De-identified information generally refers to personal information about you or your child individually that has removed key information (i.e., first name, last name, date of birth, or home address) that would allow a person (including First Steps Kent employees) to determine your or your child’s identity or the name of an individual who participates in a Ready by Five Millage funded program.

First Steps Kent will use this de-identified information for the following purposes:

  • Reporting: deidentified information will be received from the Kent County Health Department to produce aggregate-level reports about the outcome of services provided by the Ready by Five Millage programs. All reports made publicly available to the community will contain only de-identified information about individuals receiving a millage-funded service.
  • Quality Assurance/Utilization: de-identified information will be used for quality improvement purposes for programs and to understand who is enrolling in Ready by Five Millage-funded services and how to better reach families in Kent County.
  • For verifying payments to your selected Service provider agency: de-identified information may be used, as necessary, to verify completed services to send payment for all services you or your child receives. Use and disclosure of this information will be limited to purposes necessary to the business activities of First Steps Kent.
  • As Required: Responding to a court order or other legal process.

Information received by the Kent County Health Department may be used to evaluate the long-term effectiveness of programs funded by Ready by Five Millage and their impact on healthy births and Kindergarten readiness.

The Kent County Health Department will share limited information about your child with the Kent Intermediate School District (Kent ISD) including your child’s first and last name, date of birth, and gender.

The Kent County Health Department may also link birth weight data obtained from your child’s birth certificate to the data sent to Kent County Health Department. The Kent County Health Department will access birth weight data from the State of Michigan’s Birth Certificate Registry. Sharing birth weight data is dependent on your consent and formal approval from the Michigan Department of Health and Human Services Institutional Review Board.

Third-party contractors may be hired specifically to assist with this evaluation work. Contractors will have access to information only as needed to perform such functions and may not use it for any other purpose.

Evaluation may include the joining of the information collected by the Kent County Health Department to Kent Intermediate School District. For each set of child-identified information provided, Kent ISD, with permission from the primary school district, may provide to Kent County Health Department one or both of the following assessments your child will participate with, including a) Kindergarten Readiness Assessment data for the child’s first year of kindergarten, and b) Preschool Assessment data (only if your child is enrolled in preschool at Head Start or a program receiving Great Start Readiness Program funding). Kent ISD may share this information in a de-identified format with First Steps Kent.

The Kent County Health Department will not provide any additional identifiable information about you or your child to anyone else without your consent.

Ready by Five Lenguaje requerido en las prácticas de privacidad

Ready by Five Lenguaje requerido en las prácticas de privacidad

Actualizado el 1 de noviembre 2022. Efectivo a partir del 1 de enero 2023

Está práctica de privacidad de “First Steps Kent” describe como la información personal sobre usted y su hijo(a) podrá ser utilizada y divulgada por el millaje “Ready by Five Early Childhood", por favor revise cuidadosamente.

Quién seguirá este aviso:

Los fondos de “Ready by Five Early Childhood Millage” para programas son posibles gracias a la generosidad de los contribuyentes del condado de Kent y el millaje de “Ready by Five Early Childhood” aprobado por los votantes. Este millaje aporta fondos dedicados y sostenibles para los programas que mejoran la salud, preparación escolar, y el bienestar de los niños hasta la edad de cinco en el condado de Kent. “First Steps Kent” es el administrador del millaje “Ready by Five Early Childhood”

Cómo divulgará la agencia proveedora servicios de “Ready by Five” su información personal con el propósito de reportar:

Cómo el programa en el que participa es operado por una agencia proveedora de servicios financiado para el millaje “Ready by Five Early Childhood”, la información recopilada sobre usted y su hijo(a) por su proveedor de servicios elegido es enviada de forma segura al Departamento de Salud del condado de Kent de forma regular.

Si, usted y su hijo(a) continúa recibiendo servicios por parte de su agencia proveedora de servicios una vez que el financiamiento de “Ready by Five Early Childhood MIllage” haya terminado o su hijo(a) inscrito ya no es elegible, el proveedor de servicios podrá continuar manteniendo su información para ofrecer programación continua y soporte para usted y su hijo(a). La información de usted y su hijo(a) no será enviada al Departamento de Salud del condado de Kent o a cualquier otra agencia, excepto si usted lo ordena.

La información compartida por su proveedor de servicios con el Departamento de Salud del condado de Kent como parte del programa de “Ready by Five” será retenida indefinidamente por el Departamento de Salud del condado de Kent después de que su familia o hijo(a) deje de recibir servicios por la agencia proveedora de servicios. Para información adicional sobre las protecciones aplicables sobre la información de salud personal, refiérase al Aviso de Privacidad HIPAA del condado de Kent disponible aquí.

Maneras adicionales que su información y la de su hijo(a) será compartida:

Como administrador del millaje “Ready by Five”, “First Steps Kent” recibirá y almacenará la información identificada durante el tiempo que el financiamiento del millaje de “Ready by Five Early Childhood” continúe.

La información “desindentificada” se refiere a la información personal sobre usted o su hijo(a) a la que se la ha retirado información clave (i.e. nombre, apellido, fecha de nacimiento, o dirección de casa) que permitiría que una persona (incluyendo empleados de “First Steps Kent”) determinen la identidad de usted o su hijo(a) o el nombre de un individuo que participe en un programa financiado por “Ready by Five Millage”.

“First Steps Kent” utilizará esta información “desidentificada” para los siguientes propósitos:

Reportar: información “des identificada” será recibida del Departamento de Salud del condado de Kent para generar reportes a nivel agregado sobre el resultado de los servicios proporcionados por programa de millaje “Ready by Five”. Todos los reportes dispuestos públicamente a la comunidad contendrán solo información “desidentificada” sobre individuos recibiendo un servicio financiado por millaje.

Garantía de Calidad / Utilización: información “desidentificada” será utilizada para los propósitos de mejora de calidad para los programas y para entender quienes están inscribiendo en los servicios financiados por millaje “Ready by Five” y cómo llegar a las familias del condado de Kent de mejor forma.

Para verificar pagos a su agencia proveedora de servicios elegida: información “desidentificada” podrá ser utilizada, conforme sea necesario, para verificar los servicios completados para enviar pagos para todos los servicios que usted y su hijo(a) reciba. Uso y divulgación de esta información será limitada a los propósitos necesarios para las actividades de negocio de “First Steps Kent”.

Conforme se requiera: responder a una orden de la corte u otro proceso legal.

Información recibida por el Departamento de Salud del condado de Kent podrá ser utilizada para evaluar la efectividad de largo plazo de los programas financiados por el millaje “Ready by Five” y su impacto en los nacimientos saludables y la preparación para el preescolar.

El Departamento de Salud del condado de Kent compartirá información limitada sobre su hijo(a) con el Distrito Escolar Intermedio de Kent (Kent ISD) incluyendo el nombre y apellido de su hijo(a), fecha de nacimiento y género.

El Departamento de Salud del condado de Kent podrá también ligar datos de peso en el nacimiento obtenidos del acta de nacimiento, a la información enviada al Departamento de Salud. El Departamento de Salud del condado de Kent accederá datos de peso al nacer del Registro de Actas de Nacimiento del Estado de Michigan. Compartir datos de peso al nacer depende de su consentimiento y aprobación formal por parte de la Junta Institucional de Revisiones del Departamento de Salud y Servicios Humanos de Michigan.

Se pueden contratar contratistas externos ayudar específicamente con este trabajo de evaluación. Los contratistas tendrán acceso a la información solo conforme sea necesario para desempeñar sus funciones y no podrán utilizarla para otro propósito.

La evaluación puede incluir la unión de la información recopilada por el Departamento de Salud del Condado de Kent al Distrito Escolar Intermedio de Kent. Para cada conjunto de información de identificación del niño proporcionada, Kent ISD, con el permiso del distrito escolar primario, puede proporcionar al Departamento de Salud del condado de Kent una o ambas de las siguientes evaluaciones en las que participará su hijo(a), que incluyen: a) Datos de evaluación de preparación para el jardín de infantes para el primer año de jardín de infantes del niño y b) Datos de evaluación preescolar (solo si su hijo está inscrito en preescolar en “Head Start” o en un programa que recibe fondos del Programa de preparación “Great Start”). Kent ISD puede compartir esta información en un formato no identificado con “First Steps Kent.”

El Departamento de Salud del condado de Kent no proporcionará ninguna información identificable adicional sobre usted o su hijo a nadie más sin su consentimiento.